Jak dobrze zmienić biuro rachunkowe?

 

Koniec roku zbliża się wielkimi krokami. Od lat w tym okresie trwa wzmożony ruch wśród klientów biur rachunkowych, gdyż jest to najlepszy okres na to by zmienić biuro. Niezadowoleni klienci rezygnując ze współpracy z biurem czasem zadają sobie pytanie, czy nie byłoby lepiej, wygodniej i taniej poprowadzić sobie księgowość samodzielnie?

Oczywiście, możesz to robić samodzielnie, bo w końcu prowadzenie księgi przychodów i rozchodów nie wydaje się być skomplikowane, jednak przemyśl ten aspekt bardzo dobrze. Księgowość bowiem, to nie tylko wpisywanie dokumentów do książki. To przede wszystkim wiedza jakie dokumenty można a jakich nie można w księdze ująć, to wiedza jak prawidłowo obliczyć podatek, jakie zaokrąglenia zastosować, kiedy i w jakiej wysokości ująć kwotę wolną od podatku i odliczyć składkę zdrowotną.

To też odpowiedzialność własna za prawidłowość i kompletność prowadzonej dokumentacji. Natomiast współpraca z biurem to też reprezentacja przed urzędami oraz spokojny sen. To wszystko można kupić za naprawdę niewielkie pieniądze, zastanów się więc czy warto tracić czas i spokój ducha za parę groszy. W tym czasie, który poświęcisz na księgowość własną (w tym obdzwanianie znajomych, w większości lekarzy, w celu zasięgnięcia porad podatkowych) możesz zarobić ze cztery razy tyle co przyjdzie Ci zapłacić za księgowość, albo po prostu odpocząć.

Mam nadzieję, że powyższe rozważania, czy w ogóle zmieniać biuro rachunkowe, czy też poprowadzić sobie księgowość samemu, rozwiały twoje wątpliwości. Poniżej znajdziesz 3 najczęstsze powody, dla których lekarze – przedsiębiorcy zmieniają biura:

  • Złe podejście do klienta – brak lub słaby kontakt z księgową, niemożność uzyskania informacji, dokumentów czy danych, „przegapianie” terminów,
  • Niewystarczające kompetencje – brak wystarczającej wiedzy na tematy podatkowo-księgowe czy związane z ubezpieczeniem w ZUS, nieścisłości i błędy w dokumentacji,
  • Nierówne traktowanie klientów – więksi i „więcej warci” klienci traktowani są priorytetowo, podczas gdy ci najmniejsi zazwyczaj znajdują się na końcu listy priorytetów.

A Ty z jakiego powodu zmieniasz księgowego? Czy któryś z powyższych powodów jest Ci szczególnie bliski?

 

 

 

Czym więc kierować się przy wyborze nowego biura? Jakie reguły pozwolą ograniczyć ryzyko trafienia z deszczu pod rynnę?

Po pierwsze ZAPYTAJ KOLEGÓW – wielu spośród nich wykonuje zawód w formie jednoosobowej działalności i także wielu z nich korzysta z usług biur rachunkowych. Zapytaj ich przede wszystkim o to co sprawia, że są zadowoleni, a później (koniecznie!) również o negatywne doświadczenia. Dlaczego to ważne? Bo każdy człowiek ma inną percepcję i inne potrzeby, zadowolenie jednej osoby nie oznacza zadowolenia innej, jeżeli zależy im na różnych aspektach współpracy. Dla przykładu, jeden człowiek może chcieć tylko oddać dokumenty do biura, dostać podatek i mieć święty spokój, inny zaś będzie potrzebował aktywnej współpracy – częstych kontaktów telefonicznych, mailowych, pilnowania jego spraw, uzyskiwania porad. Dlatego pytaj kolegów o wszytko co wydaje się ważne TOBIE. Pamiętaj tylko, żeby nie polegać wyłącznie na ich opinii. Zapytaj kilku osób i spotkaj się z kilkoma księgowymi, bo oprócz kwestii formalnych ważna też jest tzw. „chemia” między ludźmi.

Po drugie ZADAWAJ PYTANIA – to bardzo ważne. Kiedy już spotkasz się z księgowym, pytaj nie tylko o cenę. Pytaj o zasady współpracy. Zadawaj pytania dotyczące nurtujących Cię problemów związanych z prowadzeniem Twoje działalności. Dzięki temu zyskasz wiedzę i zaobserwujesz czy osoba z którą rozmawiasz, odpowiada na Twoje pytania pewnie i wyczerpująco i czy wie o czym mówi. Koniecznie zapytaj o wzór umowy i najważniejsze zapisy w niej zawarte, dotyczące kwestii finansowych, ale też wzajemnych zobowiązań, oraz zapisów dotyczących odpowiedzialności. Poproś też o okazanie polisy OC. To bardzo ważne. Wszystkie biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania takiego ubezpieczenia. NIGDY nie wiąż się z księgowym, który nie posiada polisy! Tak samo nie wiąż się z księgowym, który nie zawiera umów ze swoimi klientami, łatwo mu będzie wówczas uniknąć odpowiedzialności, a ty będziesz mieć kłopot z uzyskaniem zadośćuczynienia.

Po trzecie sprawdź KOMPETENCJE, SPECJALIZACJĘ, REPREZENTACJĘ – o kompetencjach trochę już napisałam wyżej, jak je zbadać poprzez zadawanie pytań, ale kompetencje formalne też nie są do przecenienia. Biuro rachunkowe zarządzane przez doradcę podatkowego lub biegłego rewidenta, z założenia będzie świadczyło usługi wyższej jakości, gdyż osoby te mają o niebo szerszą wiedzę i doświadczenie od księgowych, którzy szlify swoje zdobywali jedynie w pracy.

Zwróć też uwagę na specjalizację biura. Dziś na rynku ciągle królują biura rachunkowe „wielobranżowe”, obsługujące klientów z każdej możliwej branży. Z jednej strony wydaje się to być plusem, bo teoretycznie osoby zatrudnione posiadają szeroką wiedzę podatkową, prawda jest jednak taka, że jest to wiedza bardzo płytka, ponieważ ogrom przepisów podatkowych i ciągłe ich zmiany sprawiają, że żaden normalny człowiek nie jest w stanie za tym nadążyć i stale utrzymywać głęboką wiedzę podatkową charakterystyczną dla każdej możliwej branży. Brak specjalizacji oznacza również, że będziesz, jako lekarz jednym z najmniejszych, traktowanych po macoszemu klientów, a informacje o podatkach będziesz otrzymywać w ostatniej możliwej kolejności, bo biuro wielobranżowe skupia gros swoich zasobów na obsłudze większych i bardziej dochodowych klientów niż ty. Specjalistyczne biuro rachunkowe skupia się jak laser na wąskim zakresie przepisów dotyczących danej branży i jest w stanie na bieżąco utrzymywać pełną wiedzę na jej temat, a każdy klient jest równoważny, ponieważ nie ma w takim biurze klientów większych i mniejszych, ważnych i nieważnych, lepszych i gorszych. Wszyscy więc są VIPami 🙂

Zapytaj również koniecznie o reprezentację przed urzędem skarbowym i ZUS. Jej brak oznacza bowiem, że  w razie problemów z urzędem, zaangażowane będzie nie tylko biuro rachunkowe, ale również Ty, Twój czas i Twoje nerwy.

Tax Medica jest pierwszym i jak na razie jedynym w pełni specjalistycznym biurem rachunkowym dedykowanym wyłącznie lekarzom. Oznacza to całkowitą koncentrację na problemach i zagadnieniach, które dotyczą właśnie Ciebie. Jest też jedynym biurem o szerokim zakresie reprezentacji, ponieważ naszą misją jest uwalnianie czasu lekarzy.

PODSUMOWUJĄC

– nie mierz się z tym sam – księgowy zrobi to lepiej

– zastanów się dlaczego chcesz zmienić biuro, to ważne, żeby nie wpaść z deszczu pod rynnę

– zapytaj kolegów – mają rozeznanie

– zadawaj pytania, dużo pytań, merytorycznych i formalnych, nie krępuj się, nie ma głupich pytań

– sprawdź kompetencje

– zapytaj o specjalizację

– ustal zasady reprezentacji

– pamiętaj, że istniejemy my – TAX Medica Księgowość dla lekarzy 🙂

 

Monika Zalewa

Księgowa Lekarzy, Biegły Rewident, ekspert w dziedzinie rachunkowości i finansów