Pytanie o firmowy rachunek bankowy pojawia się najczęściej przy zakładaniu działalności gospodarczej przez naszych klientów. Pytają Państwo, czy jest taki obowiązek. Otóż żaden przepis wprost nie nakłada na przedsiębiorcę zobowiązania do posiadania rachunku stricte firmowego, jednak w niektórych przypadkach posiadanie takiego rachunku może okazać się konieczne. Ponadto, ze względu na aktualne przepisy niezwiązane wprost z posiadaniem rachunku firmowego my w Tax Medica rekomendujemy posiadanie rachunku firmowego. Jednak zanim przejdziemy do podsumowania, uporządkujmy nieco wiedzę związaną z rachunkami bankowymi przedsiębiorcy.
Obowiązek posiadania rachunku firmowego
Najważniejszy przepis, który reguluje tę kwestię, chociaż nie wprost, to art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wynika z niego że:
dokonywanie i przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000 zł.
Wprawdzie transakcje o jednostkowej wartości przekraczającej kwotę 15.000 zł zdarzają się wśród naszych klientów dość rzadko, to jednak miewają one miejsce. Z mojego doświadczenia wynika też, że w trakcie prowadzenia działalności mamy nieco inne priorytety niż pilnowanie wysokości pojedynczych faktur i zakładanie rachunku firmowego wtedy kiedy zaistnieje realnie taka konieczność. Z tego względu rekomendujemy naszym klientom założenie rachunku już na początku działalności, żeby w czasie jej trwania nie trzeba było gasić przysłowiowych „pożarów”, lub martwić się potem o konsekwencje. Rachunki firmowe jeśli już kosztują, to zazwyczaj nie są to duże pieniądze, a wygoda i bezpieczeństwo są zapewnione.
Zgłaszanie rachunków bankowych do ewidencji działalności gospodarczej
Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, zgłosić należy wszystkie rachunki bankowe związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie jest natomiast obowiązkowe zgłaszanie rachunku czy też rachunków prywatnych. Jeśli przedsiębiorca nie posiada rachunku firmowego, warto by zgłosił rachunek prywatny z tego względu, że czasem (zwłaszcza mając dzieci i/lub rozliczając się z podatku ze współmałżonkiem) może wystąpić podatek do zwrotu. Jeśli zostanie zgłoszony rachunek, zwrot podatku wpłynie na ten rachunek, jeśli nie – urząd zobowiązany będzie przesłać zwrot przekazem pocztowym, potrącając przy tym koszty takiego przekazu.
Zgłaszając rachunek bankowy do CEIDG należy określić jego charakter, a więc wskazać czy jest to rachunek firmowy, czy prywatny. W instrukcji jednak brak jest definicji. Nie wiadomo zatem czy przy zgłaszaniu rachunku, który w ofercie bankowej jest rachunkiem osobistym, ale w naszym zamiarze jest wykorzystywać go do celów działalności gospodarczej, wskazać należy, że jest to rachunek osobisty (bo jako taki definiuje go bank w swojej ofercie), czy jako firmowy (skoro naszym zamiarem jest wykorzystywanie go do celów działalności gospodarczej). Nie wiadomo również, czy zgłoszenie rachunku osobistego, który zamierzamy wykorzystywać jako firmowy (czyli zgłoszony w CEIDG jako firmowy), spełni założenia art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Powyższe wątpliwości interpretacyjne to drugi powód dla którego rekomendujemy założenie rachunku firmowego i zgłoszenie go do ewidencji działalności.
Jednolity Plik Kontrolny JPK_WB
Jest jeszcze trzeci powód dla którego w Tax Medica rekomendujemy naszym klientom dokonywanie operacji związanych z działalnością gospodarczą poprzez ich rachunki firmowe – Jednolity Plik Kontrolny JPK_WB – plik o określonej strukturze logicznej, zawierający operacje uwidocznione na rachunku wykorzystywanym w działalności gospodarczej, który należy przekazać na każde wezwanie urzędu skarbowego.
Dziś wprawdzie jest duże zamieszanie techniczno-organizacyjne związane z tym plikiem, ponieważ nie wiadomo, kto miałby być odpowiedzialny za wygenerowanie takiego pliku. Logika wskazuje, że taka struktura powinna być dostępna na platformach internetowych banków, jednak te, po tym jak nałożono na nich obowiązek bezpłatnego założenia i obsługi rachunków VAT (nie dotyczą lekarzy) dla wszystkich kont firmowych, niechętnie widzą nałożenie na siebie kolejnego obowiązku, który przyjdzie im wykonać ku tzw. chwale ojczyzny. Liczyć się jednak należy z tym, że z czasem ulegną. Warto więc oddzielić operacje firmowe od operacji prywatnych, zwłaszcza, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, mają Państwo (póki co) pełną swobodę dysponowania środkami które na takim rachunku się znajdują i mogą je Państwo przelewać na swoje rachunki prywatne bez żadnych ograniczeń.
