Każdy nowy przedsiębiorca stoi przed wyborem: czy korzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego, czy zająć się prowadzeniem księgowości swojej firmy samodzielnie?
Osoba, która już prowadzi działalność gospodarczą od jakiegoś czasu również może zastanawiać się nad podjęciem współpracy z biurem rachunkowym lub zmianą biura ze względu na negatywne doświadczenia z poprzednią księgową . Ważne, by nie podejmować tej decyzji zbyt pochopnie. Chyba że nie straszne Ci ewentualne problemy z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Jeśli również stoisz właśnie przed takim wyborem przeczytaj poniższy artykuł, który pomoże Ci podjąć odpowiednią decyzję.
Prowadzenie księgowości swojej firmy samodzielnie
Jeśli rozważasz prowadzenie księgowości swojej firmy samodzielnie zadaj sobie przede wszystkim pytanie czy masz czas, by dokonać formalności z tym związanych w obowiązujących terminach? Czy będziesz mieć czas na czytanie ciągle zmieniających się przepisów? Czy nie zniechęcisz się interpretując kolejną ustawę? Warto pamiętać, że księgowość to nie tylko wyliczenie co miesiąc zaliczki na podatek oraz składki ZUS. To ciągłe doszkalanie się, interesowanie się wchodzącymi w życie przepisami oraz przekładanie ich na prowadzoną działalność. W przypadku kontroli nieznajomość przepisów nie jest bowiem wystarczającym argumentem dla Urzędu Skarbowego.
Prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe
Jeśli wolisz jednak swój wolny czas poświęcić na odpoczynek, pasje lub rodzinę to najlepszą opcją będzie powierzenie swojej księgowości profesjonalistom. Tylko jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe, z którym współpraca będzie przebiegać „gładko i przyjemnie”?
Tu warto od razu jasno określić jakie masz oczekiwania. Co jest najważniejsze dla Ciebie we współpracy z księgowym? Wolisz kontakt telefoniczny czy może mailowy? Czy cena jest dla Ciebie ważniejsza niż jakość prowadzonych usług? Czy podczas poszukiwań biura chcesz oprzeć się tylko na swojej miejscowości czy może rozważasz też współpracę on-line? Zastanówmy się wspólnie jakie aspekty mogą być ważne przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego.
Współpraca on-line
Pamiętaj, że wraz z rozwojem technologii na rynku pojawia się coraz więcej możliwości i rozwiązań. By spotkać się ze swoją księgową nie musisz odwiedzać jej fizycznie w biurze. Możecie umówić się na spotkanie zdalne, podczas którego omówicie wszystkie ważne tematy dotyczące Twojej firmy. Aktualnie w każdym urządzeniu komórkowym posiadamy kamery, więc zakup specjalistycznego sprzętu nie jest wymagany, a spotkanie możesz zaplanować między innymi obowiązkami nie tracąc czasu na dojazd na drugi koniec miasta.
Przygotowanie do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur
KSeF działa już kilka miesięcy, a biuro rachunkowe dalej każe Ci drukować i dostarczać wszystkie faktury w wersji papierowej? To nie jest dobry znak. Może to oznaczać, że procesy w danym miejscu nie są dostosowane do cyfrowego obiegu dokumentów. Krajowy System e-Faktur został stworzony między innymi właśnie po to, by ograniczyć wydruki faktur. Zamiast tracić więc czas i pieniądze na kolejną ryzę papieru poszukaj takiej księgowej, która jest otwarta na nowe rozwiązania i elektroniczny przepływ dokumentów.
Cena, cena, cena…
W dzisiejszych czasach dla każdego cena usług odgrywa bardzo ważną rolę. Jednak należy pamiętać, że niska cena nie zawsze przekłada się na jakość towarów czy świadczonych usług. Ile razy zdarzyło Ci się kupić daną rzecz, bo była tania? Czy nie było czasem tak, że zepsuła się po kilku dniach i byłeś zmuszony kupić drugą, nową? Zatem chcąc oszczędzić pieniądze zapłaciłeś za coś dwa razy. Tak samo może być w przypadku wyboru taniego biura rachunkowego. Naprawianie błędów może kosztować Cię ewentualne odsetki przy wyliczeniu nieprawidłowych zaliczek na podatek czy mandat w przypadku niedopełnienia należytych obowiązków. Ogłoszenie o prowadzeniu księgowości za 50 złotych brutto miesięcznie powinno od razu wzbudzić Twoje podejrzenia. Takie biura często nie inwestują w szkolenia pracowników, nowe narzędzia do pracy, nie podpisują umów z klientami, a często nie posiadają nawet ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Warto też sprawdzić czy biuro oferujące tak niskie ceny za usługę ma zarejestrowaną działalność gospodarczą. Biuro rachunkowe działające legalnie, które ma wykupione ubezpiecznie OC nie odwróci się podczas kontroli z Urzędu Skarbowego, a przy wykryciu nieprawidłowości wynikających z braku rzetelnego prowadzenia księgowości zgłosi szkodę do swojego ubezpieczyciela.
Biuro specjalistyczne
Coraz częściej na rynku pojawiają się biura specjalizujące się w danej dziedzinie. Znalezienie takiego miejsca to bardzo dobre rozwiązanie, ponieważ otrzymujesz wsparcie osób, które dobrze znają specyfikę danej branży. Doświadczenie w obsłudze podobnych firm zmniejsza ryzyko błędów, pozwala dopasować usługi do potrzeb danego przedsiębiorstwa, a także oszczędza czas klientów, którzy już nie muszą tłumaczyć od podstaw specyfiki swojej firmy.
Opinie
Nie od dziś wiadomo, że najlepszą i najstarszą formą marketingu jest tak zwana „poczta pantoflowa”. Porozmawiaj ze swoimi znajomymi, którzy już prowadzą działalność gospodarczą z usług jakiego biura korzystają, jakie mają doświadczenie i czy są zadowoleni ze współpracy ze swoją księgową. Prawdopodobnie mają już swoje spostrzeżenia, którymi chętnie się z Tobą podzielą. Jeśli opinie będą pozytywne poproś o numer telefonu danego biura i sam sprawdź czy pierwszy kontakt Ci odpowiada, zadaj nurtujące Cię pytania i pamiętaj, że nie zawsze to, co jest dobre dla Twojego kolegi będzie odpowiednie dla Ciebie. Natomiast, gdy ich doświadczenia będą trudniejsze będziesz wiedział, które biuro omijać szerokim łukiem.
Jak widać decyzja o wyborze biura rachunkowego nie powinna zostać podjęta pochopnie. Wybór przypadkowego miejsca do obsługi księgowej swojej firmy może rodzić negatywne konsekwencje. Zadbaj więc o to, by powierzyć rachunkowość firmy, a tym samym swoje pieniądze osobie godnej zaufania, odpowiedzialnej, mającej doświadczenie. Zwróć uwagę na dobry kontakt, możliwość zadawania pytań i uzyskania wyczerpującej, jak najszybszej odpowiedzi. Znajdź takie biuro, które otoczy Cię opieką księgową byś Ty mógł spokojnie zająć się prowadzeniem swojej firmy. Ograniczysz tym samym swój stres w przypadku ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego i ZUS. Natomiast zaoszczędzony czas ze spokojną głową będziesz mógł poświęcić na rozwijanie biznesu, pasję czy rodzinę.
