Uwaga KSeF!!!

Uwaga – KSeF! Czyli o rewolucji w fakturowaniu

Już niedługo dla wszystkich wielka rewolucja w sposobie wystawiania faktur. Wielkimi krokami, zapowiadany od bardzo dawna, nadchodzi KSeF – kolejny mały Wielki Brat polskiego systemu fiskalnego. Czym jest KSeF, kogo dotyczy, jak będzie wyglądać nasza rzeczywistość podatkowa po jego wprowadzeniu? Na te i inne pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule. Zapnijcie pasy, to będzie podróż w nieznane.

Co to jest KSeF i do czego służy

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów pozwalający podatnikom na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Natomiast faktura ustrukturyzowana to taka faktura, która została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie.

Zasadniczo KSeF służy do:

• Wystawiania i udostępniania wystawionych faktur sprzedażowych naszym kontrahentom
• Odbierania faktur zakupowych
• Przechowywania faktur zarówno sprzedażowych jak i zakupowych
• Nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z systemu (np. biuru rachunkowemu)
• Analizowania i kontroli prawidłowości wystawionych faktur

KSeF natomiast NIE JEST programem księgowym i nie może go w żadnej mierze zastąpić. Należy pamiętać, że z perspektywy podatnika służy on jedyne wystawianiu, wymianie i przechowywaniu faktur, które należy regularnie pobierać i wczytywać do swojego systemu księgowego, który to dopiero pozwoli na prawidłowe obliczanie dochodu i zaliczek na podatek dochodowy.

KSeF również nie jest programem do fakturowania. Wprawdzie pozwala on na wystawianie faktur, jednak kiepsko się w tej roli sprawdza, ponieważ nie sprawdza on poprawności wystawienia samej faktury, a jedynie czy wszystkie pola obowiązkowe zostały w niej wypełnione.

KSeF obowiązkowy czy dobrowolny?

Na to pytanie można odpowiedzieć dwojako: TAK i NIE.

TAK, jest obowiązkowy, a właściwie BĘDZIE obowiązkowy w niedalekiej przyszłości.

NIE, nie jest obowiązkowy, bo obecnie KSeF już istnieje i można się nim posługiwać. Jednak w warunkach dobrowolności korzystanie z niego okazuje się być dla przedsiębiorców uciążliwe.

Ponadto nie bez kozery na początku artykułu użyłam sformułowania „mały Wielki Brat”, ponieważ system KSeF w jednym z podstawowych założeń, ma umożliwić fiskusowi ściślejszą kontrolę nad podatnikiem. Czy w takiej sytuacji kogokolwiek dziwi fakt, że system ten obecnie nie jest popularny? To się jednak wkrótce zmieni

KseF dla czynnych podatników VAT

Pierwsi w obowiązek korzystania z KSeF wpadną czynni podatnicy podatku VAT. W tym gronie znajdą się również lekarze, ale nie wszyscy. Będą to Ci spośród Państwa, którzy w swojej działalności gospodarczej, oprócz usług stricte medycznych (korzystających z przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT), świadczą również usługi medycyny estetycznej, usługi szkoleniowe, uczestniczą w badaniach klinicznych, albo w ramach swojej jednoosobowej działalności wykonują dodatkowo coś całkowicie spoza kręgu medycyny (np. usługi fotograficzne, sklepy internetowe itp.), i stali się z tego powodu czynnymi podatnikami VAT. Dla tej grupy podatników KSeF stanie się obowiązkowy od 1.07.2024 r.

KseF dla podatników VAT zwolnionych

Lekarze w zdecydowanej większości przypadków są podatnikami zwolnionymi z podatku VAT. Z tego powodu nie wpadną oni w obowiązek stosowania KSeF już od połowy 2024 r. Jednak nie ominie ich ta „przyjemność”, będzie ona jedynie odroczona w czasie. Teoretycznie dla tej grupy podatników KSeF stanie się obowiązkowy od 1.01.2025 r. W praktyce jednak może się okazać, że korzystanie z systemu e-faktur choćby tylko po to by móc odbierać własne faktury zakupowe, skłoni ich do wcześniejszego skorzystania z systemu KSeF.

Dostęp do KSeF dla JDG

Jeśli jesteś osobą fizyczną i posiadasz profil zaufany ePUAP, to nie musisz nic robić. Dostęp do KSeF masz już dziś. Wystarczy, że wejdziesz na stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ i zalogujesz się do wersji produkcyjnej aplikacji podatnika KSeF. W teorii to powinno wystarczyć. W praktyce może być różnie, dlatego lepiej zalogować się tam znacznie wcześniej, by mieć dość czasu na wyeliminowanie niespodzianek.

Dostęp do KSeF dla spółki

Jeśli spółka posiada pieczęć elektroniczną, to podobnie jak osoba fizyczna, nie musi nic robić aby uzyskać dostęp do KSeF, bo w teorii ma go już dziś. Wystarczy wejść na stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ i zalogować się do wersji produkcyjnej aplikacji podatnika KSeF, uwierzytelniając się swoją pieczęcią.

Jeśli natomiast spółka nie ma pieczęci, będzie zobowiązana do złożenia w urzędzie skarbowym formularza ZAW-FA, w którym wskaże osobę fizyczną, która będzie miała pełne uprawnienia do zarządzania profilem spółki w KSeF

Czy biuro rachunkowe będzie mieć dostęp do Twojego KSeF?

Do Twojego KSeF mogą mieć dostęp wszyscy, którym udzielisz do niego dostępu, w tym biuro rachunkowe i jego pracownicy. Nie masz obowiązku udzielania nikomu uprawnień do dostępu do Twoich faktur, jednak może to okazać się wygodniejsze zarówno dla Ciebie jak i dla Twojego księgowego.

Kto jeszcze może mieć dostęp do Twojego KSeF?

Dostęp do Twojego KSeF będzie mieć także, a może nawet PRZEDE WSZYSTKIM, Fiskus. Nie oszukujmy się, narzędzie to stworzone zostało z myślą o ściślejszym i bardziej bezpośrednim kontrolowaniu podatników, a nie dla ich wygody. Dlatego Fiskus będzie mieć dostęp do Twoich faktur 24/7 bez konieczności wyrażania przez Ciebie na to zgody czy udzielania dostępu.

Również komornicy sądowi i organy egzekucyjne mogą mieć dostęp do Twojego KSeF. Wprawdzie z pewnymi ograniczeniami, ale jednak bez większych trudności. Warto mieć to z tyłu głowy.

Jakich faktur NIE wystawia się w KSeF?

1 – Faktury dla konsumentów (pacjentów)

Posiadając prywatny gabinet możesz mieć z taką sytuacją do czynienia zawsze wtedy, gdy Twój pacjent poprosi Cię o wystawienie faktury za Twoją usługę. Taką fakturę wystawisz poza systemem KSeF, ponieważ ustawodawca przewidział to jako wyjątek od ogólnej zasady.

2 – Przejazdy autostradami

Ze względów raczej oczywistych, dokumenty świadczące o poniesieniu opłaty za przejazd autostradą zostały wyłączone z KSeF. Dla osób korzystających z takich przejazdów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma to jednak znaczenie – dokumentów tych nie znajdą oni w KSeF, nadal więc będą musieli zbierać papierki.

3 – Inne wyłączenia z KSeF

Pozostałe wyłączenia z KSeF:

• procedury nieunijne
• międzynarodowy okazjonalny przewóz osób
• sprzedaż na odległość towarów importowanych

nie mają znaczenia dla lekarzy. Jeśli jednak w ramach swojej jednoosobowej działalności, oprócz działalności stricte medycznej, prowadzisz jeszcze jakąś inną działalność, to upewnij się, że żadna z powyższych procedur Cię nie dotyczy.

Faktury dokumentujące powyższe operacje nie będą bowiem wystawiane w KSeF.

Analogicznie, jeśli w ramach swojej działalności nabędziesz towar lub usługę w ramach tych procedur, faktury dokumentującej ten fakt nie znajdziesz w KSeF.

Wystawianie faktur w KSeF

1 – Czy e-faktury będzie można wystawiać wyłącznie w aplikacji podatnika KSeF?

Na szczęście NIE. Faktury będzie można wystawiać na dwa sposoby:

1. albo bezpośrednio w aplikacji podatnika KSeF
2. albo w dotychczasowej aplikacji lub programie do fakturowania, a następnie przesyłać je do KSeF

Warunkiem skorzystania z tego drugiego sposobu jest by istniała techniczna możliwość przesyłania faktur do KSeF z programu, którego obecnie używasz.

2 – Data wystawienia e-faktury

W momencie gdy zaczniemy korzystać z KSeF, czy to obowiązkowo czy dobrowolnie, dużo zmieni się w kwestii daty wystawienia faktury. Tajemnicą poliszynela jest, że dotychczas data wystawienia faktury u małych podatników, między innymi takich jak lekarze, prawie nigdy nie była datą bieżącą. Antydatowanie faktur było praktyką tak powszechną, że wielu małych przedsiębiorców nawet nie zdawało sobie sprawy z tego, że jest to postępowanie przeciw prawu. System KSeF całkowicie i nieodwołalnie zlikwiduje tę praktykę, ponieważ datą wystawienia e-faktury będzie ZAWSZE data umieszczenia jej w KSeF. Nie trzeba chyba dodawać, że nie będzie tu żadnej możliwości manipulacji tą datą.

3 – Numer e-faktury

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego systemu KSeF pojawi się nowe zjawisko i będzie ono raczej zjawiskiem powszechnym, mianowicie e-faktury będą miały dwa numery:

• numer wewnętrzny – nadawany przez wewnętrzny system do fakturowania (np. aplikację Moje BR, z której korzystają nasi klienci)
• numer KSeF – numer nadawany przez system KSeF w celu nadania dokumentowi unikatowego numeru w całym systemie

Ten drugi numer, numer faktury w systemie KSeF, będzie numerem bardzo istotnym, bo to nim będziemy posługiwać się „na zewnątrz”. Numer faktury nadany przez nasz własny system fakturowania, będzie wyłącznie numerem „wewnętrznym”.

4 – Kurs waluty na e-fakturze

Czasem zdarza się, że lekarz, np. biorąc udział w badaniach klinicznych, musi wystawić fakturę w walucie obcej. Dotychczas przeliczenia takiej faktury na złote dokonywał post factum księgowy, księgując taki dokument.

To się jednak zmieni, ponieważ w KSeF faktura wystawiona w walucie obcej będzie musiała zawierać kurs waluty, a więc osobą odpowiedzialną za podanie prawidłowego kursu, będzie osoba wystawiająca fakturę.

Jaki więc kurs należy zastosować?

Jest to temat trudny dla „nieksięgowych”, ponieważ ważne jest po pierwsze aby rozumieć pojęcie „obowiązku podatkowego” a po drugie trzeba wiedzieć kiedy obowiązek podatkowy dla świadczonych przez siebie usług powstaje, ponieważ prawidłowym kursem waluty będzie ten z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Najlepiej zapyta

księgowego o to kiedy powstaje obowiązek podatkowy w Twoim konkretnym przypadku, ponieważ może się to różnić w zależności od rodzaju świadczonych usług.

Korygowanie faktur w KSeF

Jak poprawić błędną fakturę w KSeF?

Zasadniczo dość prosto – poprzez wystawienie faktury korygującej. W praktyce może to nastręczyć lekarzom sporo kłopotów, albowiem dotychczas, korygowanie błędnie faktur wystawianych dla podmiotów medycznych polegało na edytowaniu faktury pierwotnej, poprawieniu znajdujących się na niej błędów, a następnie wymianie błędnej faktury na prawidłową. Proceder ten, równie powszechny, jak niezgodny z prawem, niestety nie będzie możliwy w KSeF. Jedynym sposobem na skorygowanie błędów na e-fakturze będzie wystawienie faktury korygującej do niej.

Korygowanie e-faktur wystawionych w ramach KSeF

Jednym z najważniejszych elementów faktury korygującej, również w obecnie obowiązującym porządku prawnym, jest numer faktury podlegającej korekcie. Z faktury korygującej musi przecież jasno wynikać, którą z wcześniej wystawionych faktur będziemy korygować. W przypadku e-faktury również trzeba będzie się powołać na numer faktury korygowanej, ale pamiętajmy, że taka faktura może mieć dwa numery: wewnętrzny (z naszego programu) oraz zewnętrzny numer KSeF. I to właśnie ten drugi numer będziemy musieli umieszczać na e-fakturze korygującej.

Korygowanie w KSeF faktur wystawionych przed KSeF

Zdarzyć się może w praktyce, że będziemy musieli już w KSeF wystawić korektę do faktury, która była wystawiona przed KSeF.

Jednak nadal będziemy musieli powołać się na numer faktury korygowanej. Oczywiście nie będziemy w stanie powołać się na numer KSeF, bo taka faktura nie będzie miała nadanego tego numeru. Tu wystarczy powołać się na jej „zwykły” numer pochodzący z naszego programu do fakturowania.

Brak dostępu do KSeF

Rodzaje awarii

Może się tak zdarzyć, że będziesz musiał wystawić fakturę, ale system KSeF będzie niedostępny. Co zrobić w takiej sytuacji?

Problem może leżeć:

1. po Twojej stronie gdy nie masz dostępu do Internetu, lub
2. po stronie KSeF z powodu:

• niedostępności spowodowanej pracami serwisowymi
• awarii systemu zakomunikowanej w BIP (Biuletynie Informacji Podatkowej)
• awarii systemu zakomunikowanej w mediach

Każda z powyższych sytuacji będzie wymagała nieco innych działań z Twojej strony.

Niedostępność leżąca po Twojej stronie

Może się tak zdarzyć, że będziesz musiał wystawić fakturę, ale z powodu braku dostępu Internetu (awaria sieci) nie będzie możliwe przesłanie jej do KSeF.

W takiej sytuacji wystawiasz fakturę normalnie, ale jej wysyłki dokonujesz w ciągu 1 dnia roboczego od ustania awarii.

Prace serwisowe w KSeF

Ta niedostępność systemu to zaplanowane, rutynowe, krótkotrwałe działania mające na celu przegląd systemu. Informacje na temat niedostępności systemu KSeF znajdziesz w BIP (Biuletynie Informacji Podatkowej).

Jeśli zajdzie taka konieczność, żeby w tym czasie wystawić fakturę, będziesz zmieć obowiązek przesłania jej do KSeF w następnym dniu roboczym po zakończeniu prac serwisowych.

Awaria „zwykła” i „poważna”

Ustawodawca przewidział, że o awariach, tak jak i o pracach serwisowych, będzie informować podatników poprzez BIP (Biuletynie Informacji Podatkowej). Można powiedzieć, że taka mała awaria, która będzie ogłaszana w BIP to tzw. awaria „zwykła”.

Jednak ustawodawca przewidział również, że czasem z systemem może stać się coś bardzo poważnego, co może spowodować nieprzewidzianą dłuższą niedostępność. O takich awariach podatnicy mają być informowani za pomocą tzw. środków społecznego przekazu. Nazwijmy więc na potrzeby tego artykułu taką awarię awarią „poważną”.

Postępowanie w razie awaria „zwykłej” i „poważnej”

Rozróżnienie tych dwóch rodzajów awarii ma swoje konsekwencje w sposobie postępowania z wystawionymi w tym czasie fakturami:

W przypadku „zwykłej” awarii, po jej ustaniu mamy 7 dni na przesłanie wystawionych w tym czasie faktur do KSeF.

W przypadku awarii „poważnej” nie będzie obowiązku przesyłania faktur, które były wystawione w czasie jej trwania.

Faktury zakupu w systemie KSeF

Odbieranie faktur zakupu

System KSeF, z uwagi na to, że będzie w sobie zawierał (prawie) wszystkie faktury sprzedaży, stanie się naturalnym źródłem pobierania faktur, które dla nas są fakturami zakupowymi. Dzięki temu zniknie konieczność gromadzenia faktur papierowych i elektronicznych (z nielicznymi wyjątkami), ponieważ wszystkie one znajdą się w jednym miejscu i będą łatwe do pobrania.

Płatności za faktury wystawione w KSeF

Ze względu na to, że Fiskus krok za krokiem wprowadza coraz większą kontrolę nad poczynaniami podatników, również dokonywanie płatności za faktury wystawione w KSeF zostało obłożone dodatkowym obowiązkiem podawania w tytule przelewu numeru faktury z systemu KSeF.

Obowiązek ten dotyczyć ma jednak wyłącznie czynnych podatników podatku VAT i dotknie podatników dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Przechowywanie faktur wystawionych w KSeF

System KSeF (co jest dużym plusem) będzie naturalnym archiwum, w którym nasze dokumenty będą przechowywane przez okres 10 lat. To nawet dłużej niż trwa okres przedawnienia podatków. Nie będziemy więc musieli drukować tych dokumentów, czy przechowywać ich w wersji elektronicznej poza systemem KSeF.

Jest jednak pewien WYJĄTEK. A dotyczy on faktur na zakup środków trwałych, które będą amortyzowane (czyli odpisywane w koszty w ratach). Dla celów dowodowych warto te dokumenty pobrać zanim znikną one z KSeF i przechowywać przez okres 6 lat, licząc od końca roku w którym środek trwały został całkowicie zamortyzowany.

Co wolno w KSeF a czego już nie

Poprawianie faktur

Jednym z największych utrudnień w stosunku do tego co mamy obecnie, będzie brak możliwości poprawiania faktur. KSeF po prostu na to nie pozwala. Faktura raz zapisana w KSeF, pozostanie w nim w takiej formie w jakiej była wystawiona. JEDYNĄ możliwością poprawienia błędów, które na takiej fakturze się znajdą będzie wystawienie faktury korygującej. Tylko i wyłącznie.

Bardzo to zmieni wzajemne relacje pomiędzy przedsiębiorczymi lekarzami a podmiotami medycznymi. Obecnie praktyką nagminną jest, że podmioty medyczne wymuszały na lekarzach poprawianie wystawionych (i nierzadko już zaksięgowanych!) dokumentów. Teraz będzie się to musiało zmienić. Zapewne na początku obowiązywania KSeF lekarze będą zmuszeni do wystawiania wielu faktur korygujących, z czasem jednak powinno się to zmienić.

Anulowanie faktur

Instytucja anulowania faktury, która obecnie funkcjonuje, nie wynika wprost z przepisów prawa, ale jest dopuszczalna, o ile faktura nie została wprowadzona do obrotu, tzn. nie została przekazana kontrahentowi. Jeśli sprzedawca dysponuje zarówno oryginałem faktury jak i kopią, może taką fakturę „unicestwić”, o ile jego program do fakturowania mu na to pozwala.

W KSeF nie będzie takiej możliwości, ponieważ zatwierdzenie faktury sprzedaży sprawi, że znajdzie się ona od razu na koncie kupującego. Tym samym nie można więc uznać, że faktura nie została wprowadzona do obrotu. Jeśli będzie ona wystawiona niesłusznie lub błędnie, jedyną możliwością będzie korekta.

Dołączanie załączników do faktur

Obecnie niejednokrotnie zdarza się, że do faktury sprzedaży dołącza się różne załączniki. Lekarze nierzadko dołączają do swoich faktur załączniki z liczbą przepracowanych godzin. KSeF nie zawiera takiego miejsca w którym można byłoby dodać załącznik do faktury i w ten sposób, poprzez system, przekazać załącznik odbiorcy, wraz z fakturą, której dotyczy.

Opisywanie faktur

Faktury o niejasnej treści, lub w niejasny sposób łączące się z działalnością gospodarczą podatnika, opisywane dotychczas „na papierze”, będą wymagały alternatywnego podejścia, ponieważ KSeF nie zawiera żadnego dodatkowego pola, w którym otrzymaną poprzez system fakturę można byłoby w jakikolwiek sposób opisać, by ułatwić księgowym, ale też w konsekwencji urzędnikom, ocenę czy dany wydatek ma związek z działalnością gospodarczą podatnika i czy może być zaksięgowany w koszty tej działalności.

Poprawność stawek i rachunków

Decydując się na wystawiane faktur bezpośrednio w systemie KSeF należy pamiętać, że system ten NIE SPRAWDZA poprawności rachunkowej wystawionej faktury, ani też poprawności zastosowanych stawek VAT. Sprawdza jedynie, czy wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione danymi, a jakiej jakości będą te dane, to już jest rola wystawiającego.

W mojej ocenie to jedna z największych ułomności funkcjonalnych systemu KSeF. Dlatego też rekomendujemy by do wystawiania faktur używać programów lub aplikacji, choćby takich jak bezpłatne Moje BR firmy Comarch (w wersji online lub aplikacji na telefon). A dopiero po dokładnym sprawdzeniu i poprawieniu ewentualnych błędów na fakturze, wysłać ją do systemu KSeF.

KSeF a biuro rachunkowe

Czy warto dać dostęp do KSeF biuru rachunkowemu

Naszym zdaniem zdecydowanie tak. Umożliwi to księgowym samodzielne pobieranie dokumentów i importowanie ich do systemu księgowego. Biuru rachunkowemu pomoże to upłynnić pracę, a Tobie teoretycznie zdejmie z głowy obowiązek comiesięcznego dostarczania dokumentów do księgowego. Niestety nie ma róży bez kolców, ale o tym za chwilę.

Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe

Dając biuru rachunkowemu dostęp do swojego konta w KSeF, możesz zlecić mu zadanie wystawiania faktur w Twoim imieniu. Zapewne będzie wiele biur, które po wejściu w życie KSeF, będzie posiadać taką usługę w swojej ofercie. Pewnie nie wszystkie i prawdopodobnie nawet nie większość, ale niektóre z pewnością tak. Największym problemem i hamulcem w tym przypadku jest bowiem odpowiedzialność karna skarbowa biura za wystawianie pustych faktur, i jest to odpowiedzialność na równi z podatnikiem. Dlatego wiele biur rachunkowych nie podejmie się tego wyzwania.

Pobieranie faktur przez biuro rachunkowe

To wydaje się być, przynajmniej z perspektywy pracowników biur rachunkowych największa zaleta systemu KSeF. Wielu księgowych wypatruje z niecierpliwością tego momentu, w którym będą sobie mogli sami pobierać dokumenty, bez proszenia się u klienta, żeby dostarczył papiery w terminie 🙂

Nie rozwiąże to jednak wszystkich problemów, bo wciąż będą istniały dowody księgowe, które nie są fakturami, takie jak polisy ubezpieczeniowe, dowody opłacenia składek ZUS, składek na izby lekarskie itp. Te klienci będą nadal musieli dostarczać do biura w dotychczas umówionej formie.

A poza tym w KSeF mogą się zdarzyć faktury, które trafią na niewłaściwe konto niewłaściwego odbiorcy, albo takie, które nie będą kosztem działalności. Nie zdejmie to więc z przedsiębiorców obowiązku kontrolowania tego co właściwie trafia na ich konto w KSeF.

Pozostałe dokumenty

Jak już było wspomniane wcześniej, nie wszystkie dowody księgowe znajdą się w KSeF. Oto lista tych dokumentów, które nadal trzeba będzie dostarczać do biura rachunkowego w dotychczasowej formie:

• Polisy ubezpieczeniowe
• Dowody zapłaty składek i podatków
• Dokumenty związane z lokalnymi podatkami (transportowy, od nieruchomości)
• Raporty z kas fiskalnych
• Faktury od podmiotów zagranicznych
• Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych

Powyższa lista jest oczywiście niepełna, daje jednak obraz jak wiele jest dokumentów księgowych, które nie są fakturami i których nie znajdziemy w KSeF.

Tak czy owak, warto by Twój księgowy miał dostęp do Twojego konta w systemie e-faktur.

Kary za niestosowanie KSeF

Za co będziemy karani?

Zgodnie z nowymi przepisami, karze podlegać będzie każdy, kto:

• wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury przy użyciu KSeF;
• w trakcie trwania awarii, niedostępności KSeF (w tym braku dostępu z przyczyn leżących po stronie podatnika) wystawi fakturę̨ niezgodną ze wzorem faktury elektronicznej;
• nie prześle w terminie do KSeF faktury elektronicznej wystawionej w trakcie trwania awarii, niedostępności KSeF (w tym braku dostępu z przyczyn leżących po stronie podatnika)

Jaka będzie wysokość kar?

Standardowa wysokość kary to 100% kwoty podatku VAT wynikającego z niewysłanej, lub nie wysłanych, do KSeF faktur. A jeśli na fakturze nie będzie VAT, to wysokość kary będzie wynosić 18,7% wartości faktury (lub faktur). To dużo.

Okoliczności łagodzące

Wymierzając karę, organ podatkowy będzie brał pod uwagę̨ wagę̨ i okoliczności w jakich doszło do niezastosowania się do przepisów, Czy w przeszłości podatnik już dopuścił się takiego czynu, czy był za to ukarany itp. Organ podatkowy będzie mógł także odstąpić́ od nałożenia kary. Na to jednak nie warto liczyć.

Od kiedy możemy zostać ukarani?

Ustawodawca na szczęście rozumie, że wprowadzenie KSeF to duża zmiana dla podatników i że wszyscy potrzebują czasu, żeby się nauczyć stosować nowe narzędzie i nowe przepisy, dlatego przewidział wprowadzenie kar od 1 stycznia 2025 r. Mała to jednak pociecha dla podatników zwolnionych z VAT, dla których system e-faktur stanie się obowiązkowy w tym samym dniu. Oni od razu będą musieli „umieć w KSeF”, w przeciwnym wypadku mogą zostać ukarani. Mam jednak nadzieję, że fakt późniejszego dołączenia do systemu będzie w przypadku pierwszych błędów popełnianych w KSeF, okolicznością łagodzącą. Jednak jak będzie w rzeczywistości, to już czas pokaże.

Podsumowanie

Nasza podróż po rewolucji w fakturowaniu dobiega końca. Czy to będzie dobra czy zła zmiana – czas pokaże. Niewątpliwie rozwiązanie to ma wiele zalet, ale ma też swoje wady, a przede wszystkim ryzyka. Tyle danych zgromadzonych w jednym miejscu to wprost wymarzona sytuacja do nadużyć wszelkiego rodzaju. Z jednej strony mamy narzędzie, które pozwala nam bezwysiłkowo gromadzić wszystkie faktury w jednym miejscu, możemy przestać się już martwić o ich archiwizację, nie potrzebujemy zbierać papierowych faktur i uważać żeby się nie zgubiły, system będzie dbał o chronologię dat i numeracji. Ale z drugiej strony ceną będzie niemożność szybkiego i prostego poprawiania błędów, stały i nieograniczony dostęp aparatu fiskalnego do naszych danych finansowych, a ponadto ogromne ryzyko ataków hakerskich, wycieku danych, w tym tajemnicy handlowej przedsiębiorstw, ryzyko nadużyć ze strony pracowników aparatu skarbowego mających dostęp do danych. Niestety my, zwykli podatnicy nie mamy za dużego wpływu na to jak te ryzyka będą zabezpieczane, no i jednocześnie nie mamy też możliwości odmowy uczestnictwa w tym systemie. Dlatego KSeF budzi w nas wiele obaw, których nie daje się rozwiać. Niestety trzeba będzie się do tego przyzwyczaić.