Zawieszenie działalności gospodarczej – jakie koszty można ująć w trakcie zawieszenia?

Planujesz przerwę w prowadzeniu gabinetu lekarskiego, zawieszasz działalność ze względu na urlop, sytuację rodzinną lub czasową zmianę formy wykonywania zawodu? Zastanawiasz się, czy w tym okresie możesz nadal rozliczać czynsz za gabinet, leasing sprzętu medycznego, ubezpieczenie OC lub wynagrodzenie biura rachunkowego?

Tak, niektóre wydatki ponoszone podczas zawieszenia działalności mogą nadal stanowić koszty uzyskania przychodów. Zawieszenie JDG nie oznacza automatycznie, że wszystkie koszty związane z firmą przestają być podatkowo rozliczalne. Muszą jednak spełniać określone warunki.

Ważne jest również to, czy rozliczasz się według skali podatkowej, podatkiem liniowym czy ryczałtem. W przypadku ryczałtu wydatki nie pomniejszają przychodu, nawet jeśli są związane z działalnością.

Sprawdź, jakie koszty możesz rozważyć podczas zawieszenia działalności lekarskiej i na co zwrócić uwagę, zanim przekażesz dokumenty księgowej.

Czy podczas zawieszenia działalności lekarz może rozliczać koszty?

Tak. Przepisy nie wykluczają automatycznie wszystkich kosztów ponoszonych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy – Prawo przedsiębiorców w czasie zawieszenia możesz wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Możesz również regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem działalności.

Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyłączonych przez ustawę.

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli zawieszasz działalność lekarską, nadal możesz ponosić wydatki związane z utrzymaniem gabinetu, sprzętu lub innych składników majątku wykorzystywanych w firmie. Nie oznacza to jednak, że każdy z nich automatycznie można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Trzeba ocenić, czy wydatek jest uzasadniony, pozostaje w związku z działalnością i spełnia pozostałe warunki ustawowe.

Jakie koszty można rozliczać podczas zawieszenia działalności lekarskiej?

Wiele zależy od tego, jakie zobowiązania masz wobec wynajmującego, leasingodawcy, ubezpieczyciela lub innych usługodawców.

Przyjrzyjmy się wydatkom, które mogą pojawiać się w działalności lekarza.

1. Czynsz za wynajem gabinetu lekarskiego

Jeżeli wynajmujesz lokal na gabinet, a umowa najmu nadal obowiązuje w okresie zawieszenia, możesz rozważyć zaliczenie czynszu do kosztów uzyskania przychodów.

Znaczenie ma to, czy utrzymywanie lokalu służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Przykładowo możesz potrzebować lokalu, aby zachować możliwość wznowienia przyjmowania pacjentów po zakończeniu przerwy.

Sama okoliczność, że umowa najmu została zawarta przed zawieszeniem, nie przesądza jeszcze o podatkowym rozliczeniu każdego wydatku. Trzeba uwzględnić warunki umowy, rzeczywisty cel utrzymywania lokalu oraz okoliczności zawieszenia.

2. Leasing sprzętu medycznego

Korzystasz z leasingu aparatu USG, lasera, urządzenia diagnostycznego lub innego sprzętu wykorzystywanego w gabinecie?

Jeżeli umowa leasingu nadal obowiązuje, raty mogą wymagać dalszej zapłaty także w okresie zawieszenia. Możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych zależy m.in. od rodzaju leasingu, warunków umowy oraz zasad określonych w ustawie o PIT.

Nie należy automatycznie zakładać, że każda rata zapłacona podczas zawieszenia jest kosztem. Trzeba przeanalizować konkretną umowę i charakter wydatku.

3. Ubezpieczenie OC lekarza

Jeżeli opłacasz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane z wykonywaniem zawodu, sprawdź, czy składka dotyczy działalności gospodarczej i czy jej utrzymanie jest uzasadnione w okresie zawieszenia.

W przypadku lekarzy znaczenie ma również charakter polisy oraz to, czy ochrona dotyczy działalności wykonywanej w ramach JDG, czy innych aktywności zawodowych.

Jeżeli ubezpieczenie dotyczy działalności, której źródło przychodów chcesz zachować, składkę można rozważyć jako koszt. Ostateczna kwalifikacja zależy jednak od konkretnych okoliczności.

4. Wynagrodzenie biura rachunkowego

Nawet podczas zawieszenia możesz potrzebować obsługi księgowej. Nadal mogą występować obowiązki związane z dokumentacją, rozliczeniami rocznymi, korektami czy rozliczeniem wcześniejszych transakcji.

Jeżeli umowa z biurem rachunkowym nadal obowiązuje, a usługi dotyczą Twojej działalności gospodarczej, ponoszone opłaty mogą spełniać warunki uznania ich za koszt podatkowy.

Warto ustalić z księgową, jaki zakres obsługi jest potrzebny podczas zawieszenia i czy można dostosować do niego warunki współpracy.

5. Telefon, internet i oprogramowanie medyczne

W okresie zawieszenia mogą nadal obowiązywać umowy dotyczące telefonu, internetu, domeny internetowej, hostingu, elektronicznej dokumentacji medycznej lub innych systemów wykorzystywanych w gabinecie.

Nie każdy taki abonament musi być kosztem podatkowym. Trzeba sprawdzić, czy usługa jest nadal potrzebna do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i w jakim zakresie jest związana z działalnością.

Jeżeli telefon lub internet służy również celom prywatnym, należy uwzględnić ten fakt przy rozliczeniu wydatku.

Spójrzmy na trzy przykłady

Poniższe sytuacje dotyczą lekarza prowadzącego JDG, opodatkowaną według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

W każdym przypadku liczy się rzeczywisty charakter wydatku. Nie wystarczy, że faktura została wystawiona na firmę albo że płatność została wykonana z rachunku firmowego.

A co z amortyzacją sprzętu medycznego?

Jeżeli wprowadziłeś do ewidencji środków trwałych sprzęt medyczny i zawieszasz działalność, musisz zwrócić uwagę na zasady amortyzacji.

Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o PIT amortyzacji nie podlegają składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej. Wyłączenie obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia do końca miesiąca, w którym działalność zostanie wznowiona.

Przykład: Jeżeli zawiesisz działalność w maju, a aparat USG nie będzie używany z powodu zawieszenia, odpisów amortyzacyjnych nie dokonujesz od czerwca do końca miesiąca poprzedzającego wznowienie działalności, zgodnie z właściwymi zasadami.

W praktyce warto przekazać księgowej datę zawieszenia i listę środków trwałych, aby prawidłowo ustalić okres przerwy w amortyzacji.

Czy lekarz rozliczający się ryczałtem może ujmować koszty podczas zawieszenia?

To zależy od tego, co rozumiesz przez „ujęcie kosztu”.

Jeżeli rozliczasz działalność w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, wydatki nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Ryczałt oblicza się od przychodu, a nie od dochodu po odjęciu kosztów.

Oznacza to, że nawet jeżeli czynsz za gabinet lub opłata za księgowość są związane z działalnością, nie odliczysz ich od przychodu w ramach rozliczenia ryczałtowego.

Dokumenty dotyczące tych wydatków nadal warto zachować. Mogą być potrzebne do innych rozliczeń, w tym VAT, jeśli jesteś podatnikiem tego podatku i spełniasz warunki odliczenia.

Czy podczas zawieszenia można odliczyć VAT od kosztów?

Rozliczenie podatku VAT należy analizować osobno od podatku dochodowego.

Zawieszenie działalności nie oznacza automatycznie utraty wszystkich praw i obowiązków związanych z VAT. Możliwość odliczenia podatku naliczonego zależy m.in. od związku zakupów z czynnościami opodatkowanymi oraz spełnienia pozostałych warunków ustawy o VAT.

W okresie zawieszenia przedsiębiorca jest co do zasady zwolniony z obowiązku składania plików JPK_V7 za pełne okresy rozliczeniowe, ale istnieją wyjątki. Mogą one dotyczyć m.in. sytuacji, w których podatnik wykonuje czynności wymagające rozliczenia VAT albo chce skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Jeśli w okresie zawieszenia nadal otrzymujesz faktury za najem gabinetu, leasing lub inne usługi, przekaż je księgowej. Ustali ona, czy i w jakim okresie możliwe jest odliczenie VAT oraz czy trzeba złożyć odpowiedni plik JPK_V7.

Jak dokumentować koszty ponoszone w trakcie zawieszenia?

Jeśli chcesz rozliczyć wydatki ponoszone podczas zawieszenia, zadbaj o dokumentację potwierdzającą ich charakter i związek z działalnością.

Przekaż księgowej:

• faktury i inne dokumenty dotyczące wydatków;
• umowy najmu, leasingu, ubezpieczenia lub abonamentów, jeśli są istotne dla oceny kosztu;
• informację o przyczynie i okresie zawieszenia;
• wyjaśnienie, dlaczego dany wydatek jest nadal ponoszony i w jaki sposób służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W przypadku wydatków o charakterze mieszanym, np. telefonu używanego również prywatnie, należy dodatkowo ustalić, jaka część kosztu może być związana z działalnością.

Co zrobić, jeśli koszt został już zaksięgowany?

Jeśli podczas zawieszenia ujęto w księgowości wydatek, którego kwalifikacja budzi wątpliwości, nie oznacza to automatycznie, że konieczna jest korekta.

Najpierw trzeba ustalić, czy wydatek spełnia warunki podatkowe. Jeżeli nie, księgowa oceni sposób korekty, uwzględniając okres rozliczeniowy i wpływ wydatku na zaliczki lub zeznanie roczne.

Warto sprawdzić to przed sporządzeniem rozliczenia rocznego, szczególnie gdy zawieszenie trwało przez znaczną część roku.

Co warto zapamiętać?

Zawieszenie działalności lekarskiej nie wyklucza automatycznie możliwości rozliczania wszystkich wydatków. Koszty związane z utrzymaniem gabinetu, sprzętu czy umów zawartych przed zawieszeniem mogą nadal wymagać oceny podatkowej.

Najważniejsze jest to, czy wydatek spełnia ogólne warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów i nie został wyłączony przez ustawę. Osobno należy analizować amortyzację oraz rozliczenie VAT.

Jeżeli rozliczasz się ryczałtem, wydatki nie pomniejszą przychodu dla celów podatku dochodowego.

Masz dosyć samodzielnego prowadzenia księgowości swojej praktyki i tracenia cennych godzin na przepisy, faktury i podatki? Przekaż te obowiązki naszym specjalistom. W TAX Medica przejmiemy pełną opiekę księgową nad Twoją firmą, przeanalizujemy, co może być w Twoim przypadku kosztem w okresie zawieszenia, i pomożemy Ci sprawnie przejść przez proces odwieszenia działalności.

Podstawa prawna i źródła

Stan prawny: 28 października 2026 r.

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 25.
2. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 22 ust. 1 oraz art. 22c pkt 5.
3. Ustawa o podatku od towarów i usług – przepisy dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego i obowiązków deklaracyjnych.
4. Biznes.gov.pl – „Na czym polega zawieszenie działalności gospodarczej w CEIDG”.
5. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej – interpretacja indywidualna z 13 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.541.2026.3.EC.